Follow-Up zum Agenturalltag: Über Mitarbeiter, Motivation und Burn-Out

Mein Artikel zur Stundenerfassung letzte Woche hatte viele Leser und ich erhielt sehr viel Feedback. Ein paar Leute, allen voran Adrian Zimmermann von der schweizerischen Internet-Agentur Snowflake, haben meine These kritisiert und ihre Standpunkt dargelegt. Alles sehr valide Argumente wie ich finde. Die Diskussion ging dabei auch in Richtung Umgang mit Mitarbeitern, Mitarbeitermotivation und Burn-Out, was ich sehr spannend finde, habe ich doch in 20 Jahren unternehmerischer Laufbahn in dem Bereich einige Fehler gemacht und daraus (auf die harte Tour) lernen müssen. Daher ein paar lose Gedanken zu einzelnen Punkten.

(Lesedauer: 4 Minuten – den vorhergehenden Artikel, und vor allem auch die Kommentare, sollte man zum besseren Verständnis gelesen haben )

Support vs. Projekte

Einen Einwand den ich verschiedentlich hörte war, dass der Verzicht auf Stundenerfassung in Projekten wohl möglich sei. Im Support aber ja wohl so nicht gehe, da hier ja praktisch nie auf Tagesbasis abgerechnet werden kann. Das ist natürlich völlig korrekt. Im Support müssen Stunden rapportiert werden, da führt kein Weg daran vorbei.

Gleichzeitiges Arbeiten an verschiedenen Projekten

Auch oft hörte ich den Einwand, dass es in kleineren Agenturen an der Tagesordnung sei, dass Developer gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten müssten. Daher wäre ein Logging nur auf einen Tag genau nicht möglich. Ich kann dem Argument folgen, teile es aber nicht.

Meine Erfahrung ist eher, dass auch in kleinen Agenturen eine sequentielle Arbeitsweise durchaus möglich ist. Die Projekte sind ja nicht kleiner als einen Tag (dann ist es wohl Support). Meistens aber fehlt es an Koordination und Absprache und meistens wäre das „Durcheinanderarbeiten“ wohl vermeidbar. Was ich auch gelernt habe ist, dass die allermeisten Developer gleichzeitiges Arbeiten an verschiedenen Projekten hassen wie die Pest. Vielleicht gerade eben weil es immer mit Stress durch „Projekt-Feuerwehrübungen“ verbunden ist.

Ich sehe hier das Agentur-Management und die Projektleiter in der Pflicht, die notwendigen zeitlichen Räume und die Ruhe zu schaffen, damit qualitativ hochwertige Arbeit geliefert werden kann.

Rechtliche Komponente

Adrian führt an, dass in der Schweiz (und auch in Deutschland), die Arbeitszeiterfassung rechtlich zwingend ist. Das ist ein sehr guter Kritikpunkt, aus meinem Artikel könnte man meinen, ich würde diesen Umstand unterschlagen. Die Art und Weise wie man Arbeitszeiten erfasst, kann jedoch variieren. Unbestritten bleibt, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden müssen. Es führen bekanntlich viele Wege nach Rom.

Überzeit

Unsere Branche hat einen schlechten Ruf, was Überzeit angeht. An vielen Orten ist sie schlicht zu leisten. Es ist ein Unding als Argument dafür, das hektische und druckbeladene Projektgeschäft aufzuführen. Vielmehr ist es halt so, dass die Developer in der Nahrungskette relativ weit hinten stehen. Zudem können sie grundsätzlich nur 1 und 0 verbauen. Das heisst, es bleibt kein Raum für vages oder unfertiges. Genau das wird in Wasserfallprojekten von Beratern, Projektleitern und Kunden aber in den allermeisten Fällen produziert. Der Developer muss also meist die Lücken schliessen, nicht unbedingt weil er besonders viel Lust darauf hätte, sondern weil es sachlich gar nicht anders geht.

Ich behaupte, ein grosser Teil der Überzeit ist diesem Umstand geschuldet und damit ein hausgemachtes Problem. Zudem, und das führt Adrian schön aus, ist Kommunikation und Erwartungshaltung eminent. Die geweckten Erwartungen im Verkauf einer Agentur können oft von den Projektteams nur schwer erfüllt werden. Das gibt zusätzlichen Druck. Jetzt die Zeiterfassung als Weg aus dem Überzeitendilemma anzuführen, ist eine Möglichkeit. In Tat und Wahrheit wird die Verantwortung für Überzeit dadurch an den Mitarbeiter delegiert. Ich denke aber, die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Wie kann er sie wahrnehmen? Mit zwei verschiedenen Massnahmen:

  1. Die Wünsche der Mitarbeiter respektieren
    Privates muss auch tagsüber gleich wichtig sein wie die Arbeit. Gute Mitarbeiter wollen arbeiten, wollen sich mit den fachlichen Herausforderungen auseinandersetzen. Aber sie möchten vielleicht an einem Tag bereits um 14:00 Uhr gehen, weil sagen wir z. Bsp. ihre Mutter einen runden Geburtstag hat oder der Heizungsmann vorbeikommt und das gegen Abend zusätzlichen Stress bedeutet. Das muss möglich sein, auch wenn es gerade „voll Projektstress“ gibt. Als ich zu AOE gekommen bin, hat mich das erst sehr befremdet, heute ist es völlig normal, dass Mitarbeiter in Planungsmeetings (auch mit dem Kunden) ihre privaten Ansprüche formulieren und man sich auch darum herum organisiert. Ich weiss, das tönt sonderbar. Aber es ist nur ein Mind-Change: Ich habe kein Projekt erlebt, dass dadurch Schaden genommen hätte. Im Gegenteil. Die Mitarbeiter, so mit Freiheit und Eigenständigkeit ausgestattet, leisten in der Zeit, in der sie arbeiten viel mehr. Und die Stimmung ist unvergleichbar besser.
  2. Capa schaffen
    Punkt 1 geht aber natürlich nur, wenn der Arbeitgeber auch entsprechend Mitarbeiterkapazität schafft. Das heisst mehr Leute einstellen und verfügbar halten, als es wirtschaftlich notwendig ist. Das ist zugegebenermassen bei kleineren Agentur viel schwieriger, da die Skalierungseffekte nicht so gross sind. Aber trotzdem. Wollen sie Überzeiten verhindern, ist das mitunter der effektivste Ansatz.

Stundenerfassung ist nicht gleich Zeiterfassung

Die Aussage meines Artikel war ja, dass ich der Meinung bin, dass eine vom Mitarbeiter selber vorgenommen Erfassung und Kategorisierung der Zeit in Stundeneinheiten (oder kleiner), negative Nebeneffekte schafft, die man unter anderem mit einem Controlling ja gerade versucht in den Griff zu bekommen. Das heisst jedoch nicht, dass gar keine Zeit erfasst werden sollte. Kernaussage war: Nicht der Mitarbeiter selber erfasst und es werden keine kleinen Einheiten getrackt, welche dann gemeinsam mit dem Mitarbeiter analysiert und zur Leistungsbeurteilung beigezogen werden.

Zeiterfassung ist nicht gleich Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung ist denn auch nicht gleich Agentur-Zeiterfassung. Ich habe schon von Fällen gehört, wo z. Bsp. erst die eigentliche Arbeit an Projekten als Arbeitszeit getracked wurde. Das finde ich suboptimal. Zumindest so suboptimal, dass diese Geschichte über 3 Personen den Weg zu mir gefunden hat. Als Agentur auf der Suche nach guten Mitarbeitern ist Image fast alles.

Burn-Out

Zwei interessante Diskussionen habe ich in Bezug auf den Artikel auch über Burn-Out geführt. Der eine Gesprächspartner vertritt die These, Burn-Outs seien als Arbeitgeber nicht zu verhindern, weil es einfach Leute mit einer gewissen „Prädisposition“ dafür gebe (Achtung Ideologiediskussion), der andere meint an Burn-Outs seien immer die Arbeitgeber (als Arbeitstreiber) schuld.

Fakt ist, in Agenturen gibt es überdurchschnittlich viele Burn-outs. Diese treten aber nicht so in Erscheinung, dass die ausgebrannten Leute zum Arzt gehen oder sich krankschreiben lassen würden. Vielmehr ist es so, dass gerade junge ausgebrannte Agentur-Mitarbeiter die Unternehmen verlassen und etwas anderes machen. Dass sie sich überlastet haben, ist unbestritten. Nur können sie von der Überlastung fliehen, während ihre älteren Kollegen meist vom Job abhängig sind und (irrtümlich) der Meinung sind, sie müssten es auf Teufel komm raus durchstehen.

Meine Erfahrung mit dem Thema bringt mich dazu, in diesem Punkt den Mitarbeitern weder zu vertrauen, noch zu glauben: Erzählt Ihnen der Mitarbeiter, er werde die Belastung schon überstehen und er könne das alles schon stemmen, glauben sie ihm nicht. Ihm zuliebe.

Schalten Sie lieber ihren gesunden Menschenverstand ein, auch wenn das bisweilen schwere Folgen fürs Projekt hat: Ich habe nur ganz wenige Leute kennengelernt, die 90-Stunden Wochen und hohe mentale Belastungen wirklich gut überstehen und ich kenne keinen einzigen, der in dieser Pace wirklich gute Arbeit abliefert. Also bitte vergessen Sie es.

Am Schluss fällt alles auf Sie zurück: Das Projekt, die persönliche Situation des Mitarbeiters und die Gesamtsituation in der Agentur. Niemand gewinnt.

Dass dies nicht passiert, liegt in Ihrer Verantwortung. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem es dem Mitarbeiter wohl ist, in dem er sich seinen Aufgaben widmen kann, ein Umfeld, das sportlich aber nicht spitzensportlich ist. Und schaffen Sie Überkapazität, damit es eben nicht zu Überstunden kommt.

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